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Como se preparar para a auditoria anual

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Confira na íntegra nossas notícias:

Como se preparar para a auditoria anual

A auditoria anual é uma importante ferramenta que proporciona aos administradores evidências para correção de falhas e melhorias em processos, tornando a empresa cada vez mais eficiente e competitiva.

Algumas cautelas, entretanto, são essenciais em se tratando da realização de auditorias. Os colaboradores devem ser preparados para o que os espera. E os líderes devem estar de prontidão para auxiliar no que for necessário durante todo o processo de auditoria.

A auditoria anual

A auditoria consiste em técnica contábil que pretende, ao analisar e conferir os registros de um negócio, aferir e atestar a fidedignidade desses registros e consequentemente as mutações do patrimônio contábil. O objetivo é confirmar se seus registros estão ou não de acordo com as normas contábeis e a sua realidade. Logo, permite o reconhecimento de eventuais falhas ou erros nas demonstrações auditadas.

As demonstrações financeiras auditadas são utilizadas como principal fonte de informação para investidores em potencial de uma empresa, uma vez que aumenta a transparência em relação aos seus dados. A auditoria é útil, ainda, no reconhecimento e avaliação dos componentes de um patrimônio, o que é importante no caso de dissoluções, incorporações ou aquisições de sociedades.

Preparando sua equipe para auditorias anuais

Faça com que seus subordinados se sintam seguros e tenham conhecimento de todas as etapas, bem como o que será exigido deles durante cada uma delas, tanto na auditoria quanto em processos adicionais que forem exigidos.

Elabore um plano anual de auditoria

Nunca deixe os seus colaboradores surpresos com a iniciação do processo de auditorias anuais. Uma boa comunicação inicial e a apresentação resumida dos objetivos da auditoria evitará morosidades, bloqueios e sentimento de ameaças, incentivando a participação ativa e colaboração de todos durante todo o processo, evitando ineficiências e custos adicionais.

Analise o seu negócio e entenda que nem sempre o seu calendário será semelhante ao das demais empresas que também querem o mesmo certificado. Estabeleça um plano para padronizar eventos e manter todos os funcionários avisados de cada procedimento que ocorrerá na corporação anualmente — ainda que alguns imprevistos sejam normais.

Escolha entre auditores externos ou internos

Uma boa auditoria, independentemente de seu fim, deve contar sempre com a orientação e precisão possibilitada apenas por profissionais qualificados. O melhor investimento certamente é a contratação de auditores externos especializados, já que lidam com tais procedimentos em seu cotidiano e têm vasto conhecimento sobre a área.

Além disso, escolhendo alguém de fora da empresa, você assegura imparcialidade. Isso nem sempre é garantido ao se optar pelos próprios funcionários, que geralmente estabelecem relacionamentos interpessoais com os colegas — que vão além do ambiente de trabalho. É importante mencionar que para fins de emissão de parecer sobre as demonstrações financeiras é obrigatória a contratação de auditores externos.

Serviços de auditoria especializados são essenciais para quem deseja segurança, relatórios personalizados e validação de dados relevantes para a análise do negócio.

Em se tratando de auditores internos, entretanto, lembre-se que será necessário capacitá-los a fim de que possam desempenhar seus serviços de maneira adequada. Forneça treinamentos e deixe claro qual o objetivo de sua atuação, orientando-os sempre que dúvidas vierem a surgir.

Formalize os processos e as políticas internas

Formalize os processos e as políticas internas da empresa. Elabore os manuais / políticas internas: os documentos devem traduzir de maneira clara e objetiva o foco de cada processo, os controles existentes e a atribuição de cada um no seu cumprimento (atentando para a adequada segregação de funções).

Prepare e mantenha uma equipe capacitada para prestar informações em cada setor da empresa. Assegure-se de que cada um sabe entender os padrões de funcionamento e o que é ou não adequado no dia a dia do trabalho.

Lembre-se de que o processo de auditoria anual pretende medir a adequação às normas e políticas internas e poderá encontrar possíveis desvios e sugestão de melhorias.

Estipule um cronograma

Organização é a chave do negócio para que se possa exigir da equipe a entrega de atividades conforme um calendário pré-instituído. Logo, ao estabelecer um cronograma, assegure-se de que ele se torne de conhecimento geral e delimite, ao menos:

datas e horários em que a auditoria será realizada;

processos e atividades a serem analisados;

necessidade de sigilo;

nome de cada um dos envolvidos no processo de auditoria;

nome dos auditores;

nome das autoridades diretas / gestores com as quais dúvidas podem ser sanadas.

Acrescente, ainda, dados que acreditar serem pertinentes. Abra um espaço para o diálogo — possibilite que os colaboradores se reportem diretamente à autoridade / gestor escolhido. Deixe claro que conta com a colaboração geral para que todo o processo ocorra de maneira tranquila e simples.

Conclua a auditoria e coloque-se à disposição para auxiliar os colaboradores na transição

A fim de avaliar os resultados e impressões dos funcionários sobre a auditoria, reúna-se com eles após o seu término. Mensure o antes e depois, e confirme se concordam com as colocações dos auditores.

A reunião de conclusão deve ter foco completo nos frutos da operação / resultado da auditoria. Tenha em mãos os registros / pontos / relatórios obtidos e anote os comentários e sugestões da equipe, a fim de viabilizar a realização de mudanças futuras.

Seja presente na rotina do funcionário

Não se esqueça de se colocar à disposição para sanar dúvidas quanto a realização do processo de auditoria e também em relação às mudanças a serem implementadas no futuro. Lembre-se que os colaboradores contam com a sua orientação para melhor se estabelecerem e transformarem ações ineficazes em atividades produtivas.

A UPWARDS pode ajudar sua organização a progredir em sua jornada e desenvolver auditoria anual, baseado em dados e projeções. Nossa empresa conta com profissionais com ampla experiência no mercado e possui metodologias certificadas para a realização das atividades. Para obter mais informações, envie um e-mail no endereço contato@upwa.com.br. 



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