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Dicas para reuniões online mais produtivas

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Dicas para reuniões online mais produtivas

 

As reuniões remotas se tornaram a principal ferramenta de comunicação em nosso dia a dia e, com o avanço da tecnologia, elas ficaram mais simples e funcionais. Porém, as chamadas online exigem mais disciplina, para que o foco não seja perdido. Além de problemas tecnológicos no processo, que podem gerar frustração e tornar mais fácil para os participantes se distraírem.

Escolher a ferramenta certa, lidar com os problemas técnicos e certificar-se de que todos consigam participar sem sair da pauta, pode ser um grande desafio e, como fonte de orientação, preparamos este artigo.

4 dicas para fazer uma reunião online, eficaz, produtiva mais organizada e proveitosa

 

1- Comece escolhendo a ferramenta certa para a sua reunião online

Existem inúmeras tecnologias que facilitam o processo de realizar uma reunião online. O segredo é qual delas é a mais adequada para as necessidades que você e sua equipe têm.

 

2- Marque a reunião com antecedência 

Em reunião presencial já acontece atrasos, quando o encontro é online, por falta de costume, as pessoas podem tender mais ainda a não darem a devida atenção, cabe a você não deixar que isso aconteça.

As agendas online são ótimas opções para programar o envio de notificações para os convidados antes da reunião.

 

3-  Envie a pauta da sua reunião online com antecedência

Para deixar a reunião mais produtiva, logo que marcar a reunião, a dica é enviar para todos os convidados a pauta com informações como:

  • Todos os tópicos que serão discutidos durante a conversa;
  • Estrutura da reunião (por quanto tempo você planeja discutir cada ponto, por exemplo)
  • Quem estará presente;
  • O que cada membro da equipe é responsável por trazer para a reunião.

Além disso, você pode enviar outros documentos e informações prévias sobre o assunto para que todos possam chegar conscientes na reunião.

 

4). Documente sua reunião e estabeleça prazos

A ata da reunião registrando os tópicos e suas discussões ajudam a garantir que todos estejam alinhados com as funções, responsabilidades e planos de ação. O follow-up com os participantes também é recomendado, para listar o que ficou definido no encontro e as tarefas a serem executadas.

É importante tratar a reunião online da mesma forma que a presencial, mas com um zelo maior em sua preparação, respeitando a agenda dos participantes, considerando o tempo previsto e comunicado antecipadamente.

Com a soma de experiência da equipe da UPWARDS seus processos podem melhorar consideravelmente.  Nossa empresa conta com profissionais com ampla experiência no mercado e possui metodologias certificadas para a realização das atividades. Para obter mais informações, envie um e-mail no endereço  contato@upwa.com.br.



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